Die Sitzung war gut, die Beschlüsse waren klar, und drei Wochen später fragt jemand: «Wer hatte das eigentlich übernommen?» Wer nach einer Pendenzenliste Sitzung Vorlage sucht, will genau das verhindern. Gemeint ist eine einfache Excel-Liste, die jede Aufgabe aus der Sitzung mit Verantwortlichem, Termin und Status festhält.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Pendenzenliste für Sitzungen kommt mit acht Spalten aus: Nummer, Sitzung, Pendenz, Verantwortlich, Termin, Status, Erledigt am und Bemerkung.
- Jede Pendenz hat genau eine verantwortliche Person und ein konkretes Datum, sonst bleibt sie ein guter Vorsatz.
- Eine Excel-Tabelle mit Status-Dropdown und bedingter Formatierung für überfällige Termine reicht für die meisten Teams aus.
- Die Liste steht neben dem Protokoll und wird zu Beginn jeder Sitzung als Erstes besprochen.
Protokolle haben ein Problem: Sie werden einmal geschrieben und danach selten gelesen. Beschlüsse stehen mitten im Fliesstext, Verantwortliche sind nur mit Vornamen erwähnt, und der Termin lautet «zeitnah». Eine separate Pendenzenliste beantwortet nur eine Frage, nämlich was noch offen ist.
Diese Anleitung zeigt am Beispiel von Microsoft 365, wie Sie die Liste in Excel aufbauen und im Sitzungsrhythmus pflegen. Sie brauchen dafür keine Makros und kein zusätzliches Tool. Ein trockener Hinweis vorab: Die beste Vorlage nützt nichts, wenn niemand sie öffnet.
Pendenzenliste Sitzung Vorlage: Diese Spalten braucht sie
Je mehr Spalten, desto weniger wird die Liste gepflegt. Acht Stück genügen für fast jedes Gremium, vom Vorstand eines Vereins bis zum Projektteam einer Gemeindeverwaltung.
- Nr.: eine laufende Nummer wie P-001, damit sich alle im Gespräch eindeutig darauf beziehen können.
- Sitzung: das Datum der Sitzung, in der die Pendenz entstanden ist.
- Pendenz: die Aufgabe als ganzer Satz mit Verb.
- Verantwortlich: genau eine Person.
- Termin: ein Datum, nicht «Ende Monat».
- Status: Offen, In Arbeit, Erledigt oder Verschoben.
- Erledigt am: das Datum, an dem die Pendenz abgeschlossen wurde.
- Bemerkung: eine kurze Notiz, etwa zu Abhängigkeiten.
Die Spalte «Verantwortlich» ist die wichtigste. Steht dort ein Team, fühlt sich in der Praxis niemand zuständig. Das Dateiformat spielt dabei keine Rolle, die Disziplin schon.
Pendenz, Protokoll und To-do-Liste: der Unterschied
Ein Protokoll hält fest, was besprochen wurde. Eine Pendenz ist das, was daraus für jemanden folgt. Eine gewöhnliche To-do-Liste gehört einer einzelnen Person, die Pendenzenliste dagegen dem ganzen Gremium.
Das hat Folgen für den Aufbau. Die Liste führt alle Sitzungen eines Projekts in einer einzigen Tabelle, statt pro Termin ein neues Blatt anzulegen. So sehen Sie auf einen Blick, dass eine Pendenz aus dem März im Oktober noch offen ist.
Wer nicht bei null anfangen möchte, findet die Pendenzenliste für Sitzungen als fertige Excel-Vorlage. Sie lässt sich an Spalten und Statuswerte Ihres Gremiums anpassen.
Pendenzenliste in Excel aufbauen: Schritt für Schritt
Die folgende Anleitung gilt für Microsoft 365. In Excel 2019 und 2021 sehen die Menüs sehr ähnlich aus. Die offizielle Dokumentation zu Tabellen und Datenüberprüfung finden Sie beim Microsoft-Support für Excel.
Schritt 1: Die Tabelle anlegen
Tragen Sie die acht Spaltenköpfe in Zeile 1 ein, setzen Sie den Cursor in eine der Zellen und drücken Sie Strg+T. Excel wandelt den Bereich in eine Tabelle um. Unter «Tabellenentwurf» vergeben Sie den Namen tblPendenzen.
Der Vorteil: Neue Zeilen übernehmen Formatierung, Dropdown und Regeln automatisch. Wer nach drei Monaten eine Formel von Hand nachziehen muss, hat es nicht als Tabelle angelegt.
Schritt 2: Das Status-Dropdown einrichten
Markieren Sie die Zellen der Spalte «Status» und wählen Sie Daten, Datenüberprüfung. Unter «Zulassen» stellen Sie «Liste» ein. Als Quelle tragen Sie Offen;In Arbeit;Erledigt;Verschoben ein, bei deutscher Spracheinstellung meist mit Strichpunkt als Trennzeichen.
Damit schreibt niemand mehr «erl.», «fertig» und «done» in dieselbe Spalte. Das klingt nach Kleinigkeit, spart aber später jede Auswertung ohne Handarbeit.
Schritt 3: Überfällige Termine rot markieren
Markieren Sie die Spalte «Termin» und wählen Sie Start, Bedingte Formatierung, Neue Regel. Dort nehmen Sie «Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden» und geben ein: =UND($E2<HEUTE();$F2<>“Erledigt“). Als Format wählen Sie eine rote Füllung.
In diesem Beispiel steht der Termin in Spalte E und der Status in Spalte F. Liegt Ihre Anordnung anders, passen Sie die Buchstaben an. Was erledigt ist, bleibt dank der Bedingung unauffällig, auch wenn der Termin längst vorbei ist.
Schritt 4: Eine kleine Auswertung ergänzen
Auf einem zweiten Blatt zählen Sie die offenen Pendenzen mit =ZÄHLENWENN(tblPendenzen[Status];“Offen“). Die überfälligen ermitteln Sie mit =ZÄHLENWENNS(tblPendenzen[Termin];“<„&HEUTE();tblPendenzen[Status];“<>Erledigt“).
Diese zwei Zahlen gehören an den Anfang jeder Sitzung. Wenn die zweite Zahl wächst, ist das Gespräch über Prioritäten wichtiger als die Tagesordnung.
Die Filterpfeile der Tabelle genügen für den Rest. Wer seine eigenen Pendenzen sehen will, filtert die Spalte «Verantwortlich» nach dem eigenen Namen, und zwar mit zwei Klicks.
Im Sitzungsrhythmus pflegen: vor, während und nach dem Termin
Die Liste ist nur so gut wie der Ablauf drumherum. Beginnen Sie jede Sitzung mit den überfälligen und offenen Pendenzen, bevor das erste neue Thema auf den Tisch kommt. Das kostet in der Praxis wenige Minuten und verhindert, dass alte Zusagen im Gespräch über Neues untergehen.
Neue Pendenzen erfasst eine Person live, am besten mit geteiltem Bildschirm. So sehen alle den genauen Wortlaut und können widersprechen, solange es noch nichts kostet. Nach der Sitzung geht die Liste zusammen mit dem Protokoll raus.
Hängt eine Pendenz an einem Meilenstein, gehört sie in Gedanken zum Projektplan mit Meilensteinen: Rutscht der Termin der Pendenz, rutscht oft auch der Meilenstein. Pendenzen mit echtem Schadenspotenzial gehören ausserdem in die Risikomatrix für Projekte, statt monatelang rot auf der Liste zu leuchten.
Wann Excel genügt und wann nicht
Für Teams bis etwa zehn Personen und wenige parallele Projekte reicht Excel in der Regel gut aus. Wenn mehrere Personen gleichzeitig Pendenzen ändern, speichern Sie die Datei in OneDrive oder SharePoint, damit die gemeinsame Bearbeitung funktioniert.
Stossen Sie an Grenzen, etwa bei automatischen Erinnerungen oder abgestuften Zugriffsrechten, ist ein Aufgabentool die bessere Wahl. Als Rahmen für die Sitzungsunterlagen eignen sich kostenlose Vorlagen für Projekte, etwa Projektprotokoll und Projektstatus.
Wichtiger als das Werkzeug ist die Gewohnheit. Eine schlichte Tabelle, die jede Woche gepflegt wird, schlägt jedes Tool, das nach dem Kick-off nicht mehr geöffnet wird.
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Häufige Fragen zur Pendenzenliste
Was gehört in eine Pendenzenliste nach einer Sitzung?
Pro Pendenz gehören mindestens eine Nummer, das Sitzungsdatum, die Aufgabe als ganzer Satz, eine verantwortliche Person, ein Termin und der Status hinein. Sinnvoll sind zusätzlich die Spalten «Erledigt am» und «Bemerkung». Mehr Spalten werden in der Praxis selten gepflegt und machen die Liste eher träge.
Worin unterscheiden sich Pendenzenliste und Protokoll?
Das Protokoll hält fest, was besprochen und beschlossen wurde. Die Pendenzenliste führt nur die daraus folgenden Aufgaben, jeweils mit Verantwortlichem und Termin. Beide Dokumente ergänzen sich: Das Protokoll erklärt das Warum, die Liste zeigt das Was und das Bis wann.
Welche Excel-Kenntnisse braucht es für eine solche Liste?
Es genügen Tabellen, die Datenüberprüfung für das Status-Dropdown und eine bedingte Formatierung für überfällige Termine. Wer die Auswertung mit ZÄHLENWENN und ZÄHLENWENNS ausbauen möchte, kann Excel-Formeln lernen, etwa im Excel-Kurs von evorlagen.
Wie oft sollte die Pendenzenliste aktualisiert werden?
Am besten zweimal: live in der Sitzung bei jeder neuen Pendenz und durch die verantwortliche Person, sobald sie etwas erledigt hat. Zu Beginn jeder Sitzung geht das Gremium die offenen Punkte durch. Wird die Liste nur kurz vor dem Termin nachgeführt, ist sie schon veraltet, wenn sie gebraucht wird.
Wie verknüpfe ich Pendenzen mit Meilensteinen und Arbeitspaketen?
Ergänzen Sie eine Spalte mit der Nummer des Meilensteins oder Arbeitspakets. Die Meilensteine liefert die Meilensteinplan Excel Vorlage, und wenn Sie Arbeitspakete mit Verantwortlichen verteilen, übernehmen Sie die Namen direkt in die Spalte «Verantwortlich». So sehen Sie sofort, welche Pendenz einen Meilenstein gefährdet.
Wann lohnt sich externe Unterstützung für Sitzungen und Pendenzen?
Wenn Pendenzen regelmässig versanden, liegt es selten an Excel, sondern an fehlender Führung im Projekt. Ist die Projektleitung nicht besetzt, kann Externe Projektleitung auf Zeit helfen, etwa über unseren Partner tprojects. Für eine einzelne Sitzungsserie reicht meist eine klare Rollenverteilung im Team.